ASPECTOS GENERALES
OBJETIVO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Definir los parámetros del tratamiento de la información por parte de La sociedad E. Torres Abogados S.A.S. domiciliada en la ciudad de Bogotá, cuyos datos de contacto son: dirección electrónica info@etorres.com.co, dirección física Avenida Jiménez # 4 – 49 Oficina 601 y teléfono 322 2958053, en adelante E. Torres, de tal manera que se de cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que los adicionen sustituya o modifique. Así mismo que los titulares de la información conozcan la forma en la que serán tratados sus datos por parte de E. Torres, los derechos que le asisten como titulares de la información así cómo los mecanismos y procedimientos establecidos en la ley y adoptados por E. Torres para la protección de sus derechos. De igual manera se informa claramente la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos sus datos, conforme las disposiciones legales vigentes y los canales definidos por E. Torres para atender cualquier tipo se solicitud, pregunta, consulta queja o reclamo relacionado con el mismo.
ALCANCE: La presente política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de E. Torres en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
DEFINICIONES
Para efectos de entregar a los titulares de los datos, mayor claridad en el uso del lenguaje sobre el tratamiento de datos, E. Torres adopta las definiciones previstas en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, en el sentido previsto en las leyes, los decretos y en los desarrollos jurisprudenciales como se expresa a continuación. Así mismo estas definiciones están sujetas a la vigencia de la ley y serán ajustadas en caso de cambios en la legislación vigente al momento de su adopción. En caso de diferencias entre los términos aquí señalados y la normatividad vigente se preferirá lo señalado en las leyes específicas sobre la materia.
Autorización: Es el Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Se entiende como el Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Dato Financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, conforme las disposiciones previstas en la Ley 1266 de 2008.
Dato personal: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público. Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Se consideran datos públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas;
Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato Sensible: Es aquel que afecta la intimidad del Titular persona natural cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Se consideran como tales aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos
Encargado del Tratamiento: Es la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Es la Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular de la Información: Es la Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por la relación entre el Titular y E. Torres.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para el normal desarrollo de sus actividades comerciales y el relacionamiento con las demás personas naturales o jurídicas, E. torres, utilizará, almacenará, intercambiará, transferirá y de forma más general, tratará los Datos Personales de los titulares. Este tratamiento se hará en estricto apego a lo definido en la ley, a la presente política y con fundamento en los siguientes principios:
Solicitud de Autorización previa: E. Torres solo podrá llevar a cabo el tratamiento de datos personales, siempre que previamente haya obtenido de forma expresa e informada la autorización de su titular, salvo en aquellos casos previstos como excepciones en la ley.
Finalidad: La actividad de tratamiento de Datos personales, será siempre legítima y obedecerá a lo previsto en la presente política o a lo mencionado por el titular de los datos en la autorización que otorgue para el tratamiento de sus datos personales. Dicho tratamiento obedecerá estrictamente a lo autorizado por el titular y no puede extenderse a finalidades distintas, caso en el cual se requerirá de nueva autorización.
Transparencia: Se garantiza el Derecho al Titular a recibir información clara acerca de la existencia de sus datos personales recolectados por E. Torres y la finalidad del tratamiento de los mismos.
Confidencialidad. Los datos personales que no tengan el carácter de Dato Público se tratarán como información confidencial y de acuerdo con esta política, durante y posterior a la relación entre el titular y E. Torres.
Calidad del Dato Personal: El dato personal objeto de tratamiento debe ser completo, exacto, estar actualizado, ser veraz comprensible y comprobable. Así mismo cuando se cuente con datos personales incompletos, fraccionados, parciales o que puedan inducir a error, se prohíbe su tratamiento o circulación y en caso de ser necesario su tratamiento, se solicitará de manera previa a su titular la corrección o información faltante.
Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales serán tratados para la finalidad prevista y únicamente por la persona encargada por E. Torres para ello, o aquellas que por sus funciones dentro de la organización y para cumplir con el objeto de la relación entre el Titular y E. Torres deban necesariamente conocerlos. Queda prohibida toda forma de circulación y/o divulgación que no cumpla con este propósito o el acceso a los mismos por medios o personas ajenas a lo dispuesto en la presente política.
Necesidad y Temporalidad: Los datos personales serán tratados estrictamente para los fines previstos y por la necesidad de la relación entre el Titular y E. Torres. Así mismo serán tratados solo por el periodo de tiempo que sea necesario para lograr el propósito previsto en la relación entre el Titular y E. Torres.
Individualidad: Para la recolección de datos personales, se garantizará que dicho proceso, así como su almacenamiento y tratamiento se realice de manera individual por cada Titular. Así mismo que se mantengan bases de datos separadas de acuerdo con la finalidad para la que fueron recolectados los datos.
Incorporación: Se entienden incorporados a la presente política los principios constitucionales, legales y jurisprudenciales sobre el tratamiento de datos personales.
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Los procesos y operación sobre datos personales, incluyendo la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, suspensión y eliminación, entre otros, se harán con las finalidades previstas en esta política y teniendo cómo fuente la relación entre el titular y E. Torres. La finalidad del tratamiento se describe a continuación, teniendo especial atención en los datos de los menores y los datos sensibles, que en virtud de la actividad realizada por E. Torres eventualmente pueden ser objeto de tratamiento.
Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes: Para el tratamiento de datos de los menores de edad (18 años), con las restricciones que impone la ley, se asegurará por la observación de los derechos fundamentales del menor y el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Así mismo se tratarán los datos siempre que exista la autorización previa y expresa de los padres, tutores o quién ostente la representación legal de menor.
Datos sensibles: Eventualmente E. Torres podrá solicitar Datos sensibles a su titular. En caso de ser estrictamente necesario para la actividad a desarrollar, se solicitará autorización previa y expresa a su titular mencionando la finalidad de la recolección de los datos sensibles, con observancia de las limitaciones que imponga la ley. En ningún caso se restringirá o limitará ninguna actividad a la recolección de datos sensibles. El tratamiento de datos sensibles conforme las disposiciones legales vigentes, se realizará con especial atención a su salvaguarda y seguridad y su utilización limitada únicamente por el personal necesario para la finalidad descrita.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
E. Torres realizará el tratamiento de datos a partir de la relación con su titular y para las finalidades previstas, entre ellas:
Prestar los servicios ofrecidos por E. Torres, de acuerdo con los requerimientos y situaciones particulares de cada cliente.
Celebrar y ejecutar el o los contratos de servicios suscritos con los clientes de E. Torres.
Suministrar la información a terceros con los cuales E. Torres tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de E. torres en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto de la relación y/o contrato celebrado con el Titular de la información.
Realizar las operaciones y trámites necesarios para dar cumplimiento a obligaciones legales particularmente las relacionadas con obligaciones contables y tributarias.
Gestionar los procesos de administración propios y la relación con terceros cómo contratistas y proveedores.
Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos).
Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por E. Torres.
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual E. Torres, tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
Llevar en debida forma y mantener actualizado el proceso de archivo, así como la custodia y actualización de bases de datos.
Realizar procesos de revisión relacionados con actividades de fraude y lavado de activos, revisión de consultas en listas restrictivas y demás procedimientos adoptados en virtud del sistema de administración del riesgo de lavados de activos y financiación del terrorismo, SARLAFT.
Alimentar los sistemas de información, aplicaciones, así como el suministro de información por dicha vía a su Titular, siempre que estén relacionadas con los servicios ofrecidos por E. Torres. Este fin comprende la actualización, migración y demás operaciones de los servidores o equipos conforme se exija por la implementación de nuevas tecnologías.
Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales E. Torres haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
Todas las demás que sean compatibles con la actividad de E. Torres y los servicios ofrecidos a los clientes, así como las disposiciones que regulan el sector y las políticas previstas en este documento.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El Titular de los datos personales tiene derecho a:
Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos expresamente exceptuados en las leyes sobre la materia.
Identificar y conocer el área y/o persona encargada ante la cual se puedan presentar solicitudes, peticiones, quejas y/o reclamos relacionadas con sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante E. Torres de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
Conocer cualquier cambio, corrección, adición o modificación que se realiza a la presente política.
Para realizar cualquier requerimiento o solicitud relacionada con los datos personales, es necesario que el titular presente su documento de identificación. En aquellos casos en que la solicitud no provenga del titular sino de sus representantes o causahabientes, éstos deberán acreditar la calidad en la que actúan, mediante el documento correspondiente a tal calidad.
E. Torres ha dispuesto que cualquier solicitud relacionada con los datos sea administrada por su área de Servicio al Cliente, que es la dependencia que tiene a cargo el trámite y respuesta a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Los datos de contacto previstos para este fin son: Para la presentación de solicitudes físicas en la dirección: Avenida Jiménez # 4 – 49 Oficina 601, de manera electrónica al correo electrónico: servicioalcliente@etorres.com.co, dirección y telefónicamente al número de contacto: 322 2958053.
PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, E. Torres presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos: Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: Nombre completo y apellidos Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) Firma (si aplica) y número de identificación. El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, E. Torres informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.
MODIFICACIONES
La presente Política de Tratamiento de Datos, podrá ser modificada por E. Torres, cuando así sea necesario y sin notificación previa siempre que tales modificaciones no comporten asuntos sustanciales. En caso de que los cambios versen sobre aspectos sustanciales, se notificarán previamente a cada uno de los Titulares de los datos personales.
VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 21 de octubre de 2020. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos. Otros ejemplos de período de permanencia de los datos en la base, son los siguientes: Los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. Los datos personales proporcionados se conservarán durante el plazo que sea necesario para cumplir con la actividad objeto del contrato entre E. Torres y el Titular de acuerdo con lo previsto en esta política y la autorización otorgada por el Titular.